Empfang von elektronischen Rechnungen in der Verwaltung

Die Stadtverwaltung Erlenbach a.Main wird den Verarbeitungsprozess von Rechnungen auf ein elektronisches Verfahren umstellen. Hiermit verbunden ist die Umstellung auf einen elektronischen Rechnungseingang per E-Mail, um eingehende Rechnungen kanalisiert an die zuständigen Stellen in der Verwaltung weiterleiten zu können.

Als ressourcenschonende Übertragungsform wird dies von uns ausdrücklich begrüßt.

Unsere E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen lautet:

rechnung@stadt-erlenbach.de 

Bei der Adressierung von Rechnungen ist stets die konkrete Abteilung im Rathaus (z.B. Hauptreferat, Kämmerei) oder städtische Einrichtung (z.B. Bauhof, Bergschwimmbad, Kindergarten xy) anzugeben, welche den der Rechnung zu Grunde liegenden Auftrag ausgelöst hat.

Rechnungsanschrift:

Stadt Erlenbach a.Main
Abteilung/Einrichtung
Bahnstraße 26
63906 Erlenbach a.Main

Für den Versand von elektronischen Rechnungen an die Stadt Erlenbach a.Main sind folgende Nutzungsbedingungen zu beachten:

• Rechnungen per E-Mail sind ausschließlich an das Postfach rechnung@stadt-erlenbach.de  zu senden.
  An dieses Postfach dürfen nur Rechnungsdokumente versendet werden. Andere Dokumente, wie z.B. allgemeine Schriftstücke, Angebote, Werbung, Bild-, Film- oder andere Mediendateien und auch Mahnungen sind keine Rechnungsdokumente und sind an das zentrale Postfach rathaus@stadt-erlenbach.de bzw. direkt an das zuständige Sachgebiet zu senden.
• Die in § 14 Umsatzsteuergesetz enthaltenen Anforderungen an Rechnungen sind zu beachten.
• Die Rechnung muss der E-Mail als Anhang im PDF-Format angehängt sein. Andere Dateiformate können aktuell noch nicht bearbeitet werden.
• Textinhalte der E-Mail werden nicht gelesen. Der E-Mail-Körper der Rechnung darf deshalb keine rechnungsrelevanten Informationen enthalten. Nur der Betreff der E-Mail wird für die Weiterverarbeitung der Rechnung gelesen.
• Sollte eine Rechnung Anlagen enthalten, müssen diese ebenfalls im PDF-Format in derselben E-Mail wie die Rechnung enthalten sein.
• Sofern eine Rechnung per E-Mail übermittelt wurde, ist der zusätzliche Versand der gleichen Rechnung auf postalischem Weg in Papierform nicht zulässig.